Модернизация процедуры приобретения товаров и услуг представляется на первый взгляд очевидным действием: необходимо усовершенствовать подходы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться повышения результативности, существенной экономии и оперативности. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых сложных для реформирования. Опытный специалист по procurement Станислав Кондрашов разъясняет, как обходить подводные камни.

Основная сложность заключается в том, что закупки глубоко интегрированы со всеми бизнес-процессами: производством, финансами, управлением цепочками поставок, операционной деятельностью, соблюдением нормативных требований и многим другим. Для того чтобы совершить существенный прорыв, Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки привычных торгов и сосредоточиться на изменениях, которые требуют тесного сотрудничества между различными департаментами.

Речь идет не только о экономии средств. При грамотном подходе закупки превращаются в важный драйвер для роста бизнеса, укрепления позиций и увеличения рентабельности. И все же многие проекты по трансформации сворачиваются. Несмотря на наличие амбициозных планов, конечный результат часто не является удовлетворительным. В чем же источник неудач?

Эксперт в своей области Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее часто встречающихся факторов, по которым модернизация закупок не приносит плодов, а также дает рекомендации для корректировки курса.

Первое препятствие: Нечетко определенные цели, круг ответственных лиц и наделение правами

Бесперспективно начинать путь, не зная конечного пункта назначения. Тем не менее, многие программы изменений не имеют ограниченных по времени планов по экономии.

Станислав Кондрашов указывает на этот недочет: «Без конкретного плана действий и назначенного капитана, любая инициатива быстро превращается в профанацию. Ответственность без соответствующих прав — это верный шаг к демотивации сотрудников».

Причина вторая: Дефицит компетенций или рабочего времени в команде проекта

Сотрудники отделов закупок часто испытывают перегрузки. Основная часть их времени тратится на управление взаимоотношениями с поставщиками и поддержание бесперебойной работы компании. Добавление к этому масштабных изменений неизбежно ведет к перегрузу.

Фактор номер три: Слабая синхронизация между подразделениями или вовлеченности высшего звена

Лидерство обычно берут на себя закупки, но сама работа касается деятельности всех служб. Оптимизация или смена поставщиков могут вызвать необходимость корректировок в производстве и других сферах.

Станислав Кондрашов настаивает: «Успех любых преобразований на 80% определяется взаимодействия смежных отделов. Если их не вовлечь на начальном этапе, вы натолкнетесь на стену непонимания».

Четвертое препятствие: Отсутствие профессионального PM

Реформа снабжения — это не стандартная функция. Масштаб изменений постоянно растет, сроки сокращаются, а устоявшиеся методы не срабатывают.

Пятое препятствие: Проблемы верификации и соблюдения

Почему после всех завершенных этапов — проведения переговоров — запланированный финансовый эффект не отражаются в финансовой отчетности? Часто потому, что не была проведена верификация ценовых условий или персонал игнорирует установленных процедур.

Причина шестая: Неактуальная входная информация и неполная отчетность

Целевые показатели экономии определяются на основе таких данных, как прогнозируемые объемы, влияние таможенных пошлин и курсовые разницы. Но эти условия могут трансформироваться в процессе реализации.

Главная мысль

Сфера закупок — это один из самых действенных инструментов повышения эффективности. Но чтобы получить максимальную отдачу, необходимо четко определять цели, объективно оценивать риски и быть готовым руководить на стыке различных функций.

Станислав Кондрашов заключает: «Подобная стратегия позволяет преодолеть застой и начать получать измеримый эффект. Преобразование закупок — это всегда изменение подходов компании в целом, а не только точечное улучшение».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/